Rotareiden kautta vaihtoon, osa 5 - hakemuspaperit

Nyt sitten iskee todellisuus näiden paperiasioiden kanssa. Nettitunnukset pitäisi saada nva:lta kun se on rekisteröinyt sut siihen järjestelmään jossa hakemukset täytetään, mutta mun tapauksessa mun nva ei kai ihan ollu tietonen koko nettijutusta ja sain lopulta tunnukset ite tän piirin presidentiltä tammikuun alussa... Ja nää hakemukset olis pitäny lähettää joulukuun loppuun mennessä eteenpäin. Mun paperit oli yli viikon myöhässä mut selvisin silti, onneksi. Joskus kyllä meinasi vähän usko pettää.

Ennen nettitunnusten saamista kannattaa tietysti jo etukäteen katsella hakemuspapereita täältä (vuosivaihdon hakemus), voi vaikka jopa tulostaa ne itselle ja kokeilla täytellä tietoja käsin.

Toivotaan, ettei nää asiat oo muuttuneet viime vuodesta kamalasti ja tästä olisi apua kaikille niille jotka tänä vuonna saa itkupotkuraivareita paperisodan kanssa! Kamalan pitkä, tylsä teksti tästä tuli, mutta yritin huomioida tärkeimmät asiat eri väreillä ja lihavoinnilla.


Sain sähköpostiin linkin, josta hakemuksia pääsi täyttämään. Ohjelma on tehty Internet Explorerille eli sitä pitäis käyttää että se toimisi oikein. Ensin laitetaan omat, vanhempien ja emergency-henkilön perustiedot, osotteet, puhelinnumerot, vanhempien ammatit, omiin tietoihin "erikoisinta" mitä tarvii taitaa olla passin numero ja vanhentumispäivä. Sivulta ei pääse eteenpäin ennen kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty, mut esim. kaikenmaailman eri puhelinnumeroita ei tarvii joka kohtaan vaan yks riitti eli se perus kännykkänumero (muodossa +358 (0)50 123 4567).

Huom. Oma syntymäaika ja passin vanhenemispäivä valittiin "kalenterista" ja blondina mä selasin vuodesta 2012 aina vuoteen 1995 kuukausi kerrallaan että sain sen syntymäpäivän laitettua. Myöhemmin huomasin, että vuosilukua painamalla siihen tulee enemmän lukuja näkyviin ja sen voi valita niistä, ei siis tarvii selata kaikkia vuosia läpi.

Näiden tietojen jälkeen laitetaan maavalinnat ja niiden pitää olla samat kun sitoumuksessa, niitä ei saa muuttaa (kai nva:lta voi kysellä jos ihan kamala tarve on!). Sit tulee kuvien lataussivu, johon olisi tarkoitus laittaa kuva itsestä, molemmista vanhemmista ja emergency-henkilöstä mutta oma kuva riitti, sen jälkeen pääsi jo eteenpäin eli muut ei ole pakollisia. Jos kuva ei suostu latautumaan, se voi olla liian iso. Mä pienensin mun kuvaa reilusti ja annoin ladata vaikka kuinka pitkään mut mitään ei tapahtunut. Vaihdoin nettiä, latasin kuvan mozillalla ja se toimi heti, sen jälkeen menin takas exploreriin.

Viimesellä sivulla pyydetään rastia ruutuun jos vanhemmat on eronnu ja valitaan, onko äiti vai isä ensisijainen kontakti kotimaassa. Alakulmasta jonkun sääntöselvitystekstin jälkeen (tietysti kun oot ensin huolellisesti lukenut sen ;)) "Hyväksyn" tai mitä siinä sit lukeekaan. Nyt on hakemuksen eka osa täytetty ja pääsee täyttämään varsinaisia papereita. Paina "show pdf". Lataamisessa voi kestää jonkun aikaa ja siinä ohjelmassa (ilmeisesti adobe readerissä, mä en oo mitenkään tietäväinen tässä asiassa) on joku lukitus ja pitää painaa hyväksy tai jotain sinne päin, että se aukee oikein ja äsken täytetyt tiedot tulee oikeisiin hakemuspapereihin valmiiksi. Siellä on siis nyt suurin osa tiedoista ja pitää täyttää enää oppilaan ohjeen (pyydä saada sähköpostitse esimerkiksi piirin presidentiltä!) mukaan kohdasta 4 alkaen ne muutamat mitä puuttuu. Muista tallentaa kaikki koneelle. Hakemukset tulostetaan neljänä kappaleena ja kaikkiin pitäis olla alkuperäset valokuvat (mulla oli vaan yksissä kappaleissa mut ei taas kerran haitannu). E-osioon tuli oma, vanhempien, nva:n ja klubin presidentin allekirjoitukset. F-osio jää kokonaan tyhjäksi lukuunottamatta niitä omia tietoja jotka pdf-tiedostoon tulee valmiiksi. Tän osion siis täyttää kohdemaa ja sit lähettelee takas Suomen-päähän.

F-osaan tuli taas allekirjoitukset itseltä, vanhemmilta ja nva:lta. Emergency-henkilön ei muuten tarvinnut allekirjoittaa mitään.

Oma valokuva ladattiin sinne ohjelmaan vaan Rotareiden nettijärjestelmää varten, eli se ei tullut valmiina pdf-tiedostoihin. Tulostettuihin papereihin piti sitten liimata kuva. Mä teetin Tunnin kuvassa semmosen 5cm x 5cm-kokosen kuvan.

Liitteet

Tältä sivulta voi avata sen vuosivaihdon hakemuksen. B-osiossa on ohjeet omaan ja vanhempien kirjeisiin. Mä kirjottelin ensin ylös kaikista aiheista mitä vaan mieleen tuli, jotain ranskalaisia viivoja ja satunnaisia asioita. Kirjotin kirjeen ensin koneelle suomeksi kun ajatus ei meinannut kulkea muutenkaan, niin päätin etten vaikeuta sitä heti vielä englannilla. Tekstiä lähtikin sitten tulemaan ihan hyvin. Kannattaa aloittaa kirjeen kirjoittaminen ajoissa. Mä en paljon tarkistellut, mitä olin kirjoittanut, kun tein vaan eteenpäin ja tallensin. Myöhemmin taas avasin ja tutkailin, mitä olin aiemmin saanut aikaan. Lopuksi käänsin englanniksi ja senkin luin moneen kertaan. Nva myös tarkisti ja mun piti ottaa sieltä vatsatanssin harrastaminen pois ettei vanhoilliset rotarisedät järkyttyisi. Jotkut asiat oli kyllä vaikeita suomesta kääntää, ne olisi varmasti aluksi jo muotoillut helpommin kun olisi tehnyt suoraan englanniksi. Mutta kannattaa kokeilla, mikä toimii itsellä. B-osion ohjeen mukaan kirjeen maksimipituus on kolme sivua. Mulla oli jo neljättäkin sivua, mutta ei sen siis tarvitse olla mikään hirveä romaani ja lisäksi noita aiheita mistä pitäisi kirjoittaa on niin paljon, että vaikka jokaisesta kirjoittaisi vaan vähän, siitä varmasti tulee ihan reilusti tekstiä. Kirjeen ohjeen 2-kohassa sanotaan "What is yout daily schedule during the school year? Start with when you wake up and discuss only one typical day's schedule." Eli lyhyesti, kuvaile tyypillistä koulupäivääsi. Sen voi tehdä ihan näin:

7:00 I wake up, put on LIGHT make-up (nva käski laittaa noin :D), get dressed, have some breakfast and leave for school herään, meikkaan KEVYESTI, puen, syön aamupalaa ja lähden kouluun
8:05 Chemistry kemiaa
9:30 English englantia

jne. koko päivä siihen asti että menee nukkumaan! Toi oli kiva tehdä!

Laita ylätunnisteeseen oma nimi, sivunumerot (esim. 1/3) kaikkien papereiden alareuniin ja tasaa teksti eli niin, että sanat loppuu myös tuolta oikeasta reunasta suunnilleen samoihin kohtiin. Word heittää sanavälit vähän isommiksi kun painaa tasaa molemmat reunat, itse ei siis tarvitse ruveta tappelemaan sen kanssa. Laita lisäksi sekä oikealta että vasemmalta marginaaleja, tyhjiä reunoja, vähän leveämmiksi kuin ne on valmiiksi. Mun nva neuvoi nää mulle, tuli oikein virallisen näköistä ja siistiä ;)

Vanhempien kirjeeseen samat wordjutut tietysti. Sen ei tarvitse olla läheskään niin pitkä kuin oman kirjeen (maksimipituus kaksi sivua, mulla oli vajaa sivu), enkä mä ainakaan siitä yhtään stressannut kun se ei periaatteessa ollut mun ongelma. Muistutin vaan jossain vaiheessa että "kirjottakaa se!!!!". Loppuun voi laittaa nimikirjoitukset ja kirjoittaa jo koneella valmiiksi nimenselvennykset (nimien perään kannattaa myös kirjoittaa mother ja father kun ei ne meiän nimistä ymmärrä, kumpi on nainen ja kumpi mies. Vaikka onko sillä toisaalta mitään väliä..)

B-osioon kuuluu myös valokuvat omasta perheestä, kodista, jostain itselle tärkeästä asiasta ja harrastuksesta. Mulla oli tärkeänä asiana rippijuhlissa otettu kuva isin puolen sedistä ja tädeistä ja serkuista ja harrastuksena semmonen äkkiä nappastu kuva jossa soitin pianoa. Kuvia ei tarvitse leikellä just ruutuihin sopiviksi vaan ne voi lätkiä siihen paperille niin kun ne vaan mahtuu. Voi kirjottaa jotain pientä kuvatekstiä käsin jos haluaa.

Passista pitää ottaa kopio ja liittää se mukaan. Hakemusten H-liitettä ei täytetä Suomessa, vaan sen tilalle pyydetään koulusta vapaamuotoinen "suositus" joltain opettajalta. Muista pyytää siihen allekirjoituksen lisäksi myös koulun leima!

Huom. Amerikkaan-lähtijöihin on kirjeenvaihtajat ottaneet myöhemmin yhteyttä ja pyytäneet lähettämään sen H-lapunkin, joten totta kai helpottaa jos sen tekee jo valmiiksi, jos sinne päin haluaisi suunnata.

C-osa on lääkärintodistus. Monet on maksaneet yksityisellä lääkärillä käymisestä. Kannattaa ehdottomasti kysyä kunnalliselta ja mä ainakin pääsin koululääkärille! Tietysti olisi hieno juttu jos voisi saada lääkärin ihan täyttämään paperit tuolla netissä niin tulisi siistiä, mutta mulla ainakin koululääkäri täytti käsin eikä kovin siistillä käsialallakaan. Kelpasi. Semmosista asioista voi muistuttaa, että sukunimi pitäisi kirjoittaa kokonaan isolla ja country-kohtaan FINLAND (mulle se kirjotti vaan FIN...). Voit tutkia noita papereita kotona etukäteen, ja kysellä vaikka vanhemmilta kun sinne pitäisi kirjoittaa kaikki vesirokot sun muut jos on sairastanut ja milloin. Mulla lukee jossain kohdassa esim. ~1997 kun en osannut yhtään sanoa :D Muista pyytää allekirjoituksen (sinisellä musteella) lisäksi leima! Kaikkiin neljään kopioon tietysti alkuperäiset.... ja taas kerran, ei, mulla ei ollut.Tai OLI mutta nva otti vaan yhdet ja otti itse niistä neljät kopiot, hah, hukkaan meni mun huolehtimiset!

Pyydä lääkäristä tai kouluterveydenhoitajalta myös rokotustodistus. Sen voi liittää mukaan ihan sellaisenaan vaikka onkin suomeksi. Ja tietysti siitä puuttuu vielä rokotuksia joita maahan aikoo ottaa, mutta ei se haittaa.

D-osa on hammaslääkärin todistus. Kunnan hammaslääkärikin voi ihan hyvin täyttää noi, ei tarvii maksaa maltaita siitä että yksityinen laittaa pari rastia ruutuun. Mä täytin jo kotona etukäteen kaikki omat tiedot, joten hammaslääkärin todellakin piti vaan lyhyen tarkastuksen jälkeen laittaa rastit ruutuun että kaikki oli kunnossa, allekirjottaa paperit, täyttää paikan osoite- ym. tiedot ja lätkästä leima. Tää oli oikein helppo ja yksinkertanen juttu!

Koulusta voi pyytää viimeisimmän todistuksen englanninkielisenä. Mä kävin toisen lähtevän vaihtarin kanssa vararehtoria jututtamassa. Se on hoitanut vaihtariasioita ennenkin ja toimittikin meille nopeasti just semmoset paperit kuin piti. Lukiosta oli ehtinyt mennä vasta kaksi jaksoa eli eihän siinä kovin montaa arvosanaa edes ollut. Taas allekirjoitus (mulla siis oli vararehtorin) ja koulun leima.

Peruskoulustakin olisi saanut päättötodistuksen suoraan englanniksi. Mä kuitenkin tajusin, että se tarvittiin vasta, kun mun paperit oli jo muutenkin myöhässä. Mun hakemukseen liitettiin kopio alkuperäisestä päättötodistuksesta ja lisäksi toinen samanlainen, johon mä olin suomentanut käsin kaiken tarvittavan.

Kun hakemukset on vihdoin saatu postiin joulukuun loppuun mennessä (mulla pari viikkoa myöhässä!), voi vihdoin henkäistä ja ottaa jonkin aikaa ihan rennosti - heh, ennen kuin alkaa maatietojen jännittäminen.

Mulla on koneella tallennettuna kaikki paperit ja liitteet, mutta en ala niitä tänne blogiin latailemaan. Jos joku haluaa kysellä lisää jostain ja nähdä vaikka mallina mun papereita, voi kysellä sähköpostilla: riinaainoelissa@gmail.com